Conclusiones clave:

  • Las devoluciones de cargo pueden terminar costando entre el 1% y el 20% del monto bruto de la factura.
  • La mejor manera de evitar contracargos es resolver las causas fundamentales e implementar programas de mejora continua.
  • Los procesos de producción internos pueden mejorarse poniendo a su equipo en la misma página, inspeccionando áreas problemáticas, solucionando problemas desde la raíz, colaborando con su cadena de suministro y utilizando herramientas tecnológicas que se adapten a las necesidades de su organización.

Cuando trabaja para garantizar la calidad, el cumplimiento y las entregas a tiempo en su cadena de suministro, una devolución de cargo es lo último con lo que desea lidiar.

Los minoristas pueden deducir dinero de la factura de un proveedor por problemas como demoras, inconsistencias, productos defectuosos o daños en el envío con el pedido. No importa la causa, las devoluciones de cargo significan una pérdida de dinero.

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Sus causas más comunes incluyen:

1. Mala calidad
Los productos que no cumplen con las expectativas de los clientes representan el 47% de las devoluciones de cargo. Esto puede incluir artículos defectuosos, dañados o simplemente que no corresponden con la descripción. Con acceso limitado al monitoreo de calidad, los proveedores luchan por garantizar un buen rendimiento y mantenerse al día con los requisitos de calidad de múltiples compradores.

2. Baja visibilidad de la cadena de suministro
Debido a que la visibilidad completa de la cadena de suministro es poco común, sólo el 6% de las empresas lo tienen actualmente; la mayoría de las cadenas de suministro están llenas de tarifas ocultas.

3. Incumplimiento de los requisitos de producción
Muchas devoluciones de cargo ocurren debido a errores de producción, como problemas con la cantidad, el tamaño u otras especificaciones. Los malentendidos a menudo ocurren cuando las partes interesadas confían en una reunión única en lugar de una reunión continua colaborando durante la producción.

4. Entrega tardía o anticipada
Los pronósticos de ventas de los minoristas se basan en la entrega a tiempo; por lo general, necesitan un nuevo inventario en una ventana estrecha justo antes de que sus estantes estén vacíos para evitar el exceso o la falta de productos. Si no se entrega los pedidos a tiempo, los compradores pueden realizar devoluciones de cargo.

5. Errores de documentación
Los errores de documentación en las facturas, las autorizaciones y las listas de empaque pueden causar problemas a ambas partes y dar lugar a devoluciones de cargo.

Los efectos de las devoluciones de cargo en los proveedores

Las devoluciones de cargo tienen un impacto inmediato en los ingresos de su empresa.

Todos los minoristas importantes tienen políticas de devolución de cargo. Estos imponen sanciones a los proveedores por ciertos incumplimientos en sus pedidos. Estas sanciones suelen oscilar entre el 1% y 5% de la factura bruta, aunque para múltiples sanciones, estas multas pueden fácilmente sumar hasta el 20% de una factura, un impacto significativo en los ingresos de su empresa.

Incluso para un proveedor relativamente pequeño, esta penalización puede significar miles o millones en pérdidas de ingresos en el transcurso de un año.

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Cuando los proveedores no cumplen con los estándares de calidad o no mantienen los envíos programados, cuesta. Los proveedores también continúan sintiendo el impacto a medida que persisten los problemas debido a procesos internos defectuosos. Un solo defecto de producto puede conducir no sólo a devoluciones de cargo, sino también a costos de flete adicionales, pérdidas en las ventas, daño de la reputación de la empresa y costos operativos adicionales.

Si no se abordan las causas fundamentales de los problemas, se seguirán produciendo contracargos. Por lo tanto, es importante contar con los procesos adecuados para impulsar la mejora continua.

Cinco formas de evitar contracargos

Las devoluciones de cargo cuestan dinero, pero también destacan oportunidades para solucionar problemas dentro de su cadena de suministro.

La solución de los problemas también mejora las relaciones de su organización con las marcas y los minoristas, lo que genera mejores colaboraciones a largo plazo. Recuerde la regla 1-10-100: si la prevención de un problema cuesta $ 1, corregirlo costaría $ 10 y la falla (como un cliente insatisfecho que devuelve el producto) costaría $ 100.

La prevención es la única forma real de detener los contracargos. Aquí hay cinco formas de mantenerlos fuera de sus operaciones:

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1. Haga que su equipo esté en la misma página.

No reciba ni procese una sola orden de compra hasta que haya tenido una reunión de preproducción (PPM) con todas las partes interesadas. Las marcas y los minoristas deben trabajar en estrecha colaboración con los proveedores en esta reunión para asegurarse de que todos comprendan completamente los requisitos técnicos del producto, así como dónde se encuentran los riesgos potenciales.

2. Inspeccione los puntos problemáticos.

Identifique de dónde provienen las devoluciones de cargo; esto podría ser problemas en la cantidad de envío, las fechas de entrega, los defectos, etc. Prevenga esos problemas configurando un flujo de trabajo especial centrado completamente en prevenir las devoluciones de cargo, realizando inspecciones específicas en los puntos donde se ha producido una falla.

3. Solucione los problemas desde la raíz.

Una vez que se ha identificado un problema de calidad, utilice informes, acciones correctivas / acciones preventivas (CAPA) y análisis para abordarlo.

  • Los informes lo ayudarán a saber dónde están los problemas e identificar patrones.
  • CAPA le permite solucionar estratégicamente las causas fundamentales de los problemas.
  • Analítica proporciona información sobre áreas problemáticas y datos para tomar mejores decisiones.

Esta práctica crea una atmósfera de mejora continua dentro de su cadena de suministro.

4. Colabore con su cadena de suministro utilizando datos.

El remedio contra las devoluciones de cargo es la colaboración y la verdadera colaboración requiere datos en tiempo real. Para ser efectivos, esos datos deben ser procesables y accesibles para todas las partes.

Los datos mejoran la visibilidad de su cadena de suministro, le permiten monitorear todo el proceso de producción y crean velocidades de coordinación más rápidas a medida que resuelve problemas con otras partes interesadas. Esto le permite solucionar problemas antes de que se conviertan en ingresos perdidos.

5. Utilice la tecnología a su favor.

Una solución tecnológica le ayuda a optimizar sus procesos de calidad y simplificar problemas complejos. Hoy, las empresas están adoptando herramientas y mejorando su productividad.

“Las inversiones en la cadena de suministro destinadas a fortalecer los procesos a través de la tecnología darán como resultado un aumento de la productividad del 15% para fines de 2021”.

Evite las devoluciones de cargo con una solución digital

Cada vez más empresas utilizan la tecnología para reducir los costos de devolución de cargo. Con una solución tecnológica de cadena de suministro, puede:

  • Configurar flujos de trabajo únicos y programas de inspección dirigidos a problemas específicos
  • Supervisar las inspecciones de la cadena de suministro en tiempo real
  • Utilizar inteligencia artificial para predecir y prevenir defectos de calidad
  • Automatizar informes, CAPA y analítica, lo que le permitirá ahorrar tiempo y solucionar problemas desde la raíz de manera más eficaz
  • Brindar a todas las partes interesadas acceso a los mismos datos de alta calidad para una mejor colaboración.

Comuníquese con el equipo de Inspectorio para saber cómo nuestro software puede ayudar a su cadena de suministro y protegerlo contra los contracargos.

Colaborador

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Brooke Dong
Director de operaciones de éxito del cliente
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