¿Como Cumplir las Regulaciones en una Cadena de Suministro Cambiante?

Como marca o minorista, el cumplimiento de la cadena de suministro significa asegurarse de que sus proveedores cumplan con las regulaciones, cumplan con las leyes locales e internacionales y obtengan productos de acuerdo con sus puntos de referencia éticos. ¿Cómo funciona esto hoy, cuando el panorama de cumplimiento de la cadena de suministro es más complejo que nunca?

Las expectativas de las partes interesadas están en su punto más alto. Las multas por incumplimiento son sustanciales. Las regulaciones comerciales globales retrasan el acceso al mercado y los estrictos requisitos de integridad de los productos exigen niveles sin precedentes de visibilidad y transparencia, todo mientras sus socios de la cadena de suministro se reparten más por todo el mundo cada año.

Hay una gran cantidad de requisitos que pueden necesitar ser monitoreados y aplicados para evitar la interrupción de la cadena de suministro, el escrutinio regulatorio y los impactos negativos en su resultado final y reputación.

Según Deloitte, las marcas y los minoristas necesitan "no solo el conocimiento, el acceso a la información y la capacidad de interpretar el impacto de los requisitos de cumplimiento existentes", sino que también deben poder lidiar con "requisitos nuevos y que surgen rápidamente".

A continuación, analizamos los nuevos requisitos de riesgo que enfrentan ahora las marcas y los minoristas.

Regulaciones globales

Cuantas más jurisdicciones cubra su cadena de suministro, más amplia será la gama de leyes y regulaciones internacionales que encontrará. Desde la Directiva de Restricción de Sustancias Peligrosas hasta el Cumplimiento de Sustancias Químicas REACH y más allá, debe asegurarse de que sus proveedores cumplan con sus requisitos.

Integridad y responsabilidad social del proveedor

Las expectativas de cumplimiento de las normas éticas han aumentado considerablemente en los últimos años, y la legislación ha seguido su ejemplo. Las marcas y los minoristas que no aseguran prácticas éticas en cada punto de su cadena de suministro se arriesgan a sufrir daños financieros y de reputación.

Responsabilidad ambiental

El cambio climático y la degradación ambiental son temas centrales para los consumidores y gobiernos de hoy. También comprenden una cantidad cada vez mayor de cumplimiento de la cadena de suministro.

Además de las regulaciones oficiales, muchas marcas y minoristas están adoptando estándares significativos de sustentabilidad. Cuando se implementan en toda su cadena de suministro, estos estándares ayudan a combatir el flagelo del lavado verde y brindan una prueba certificable de que su empresa ha minimizado el impacto ambiental. Es importante poder implementar los mismos estándares en toda su cadena de suministro.

Seguridad e integridad del producto

Los requisitos para las pruebas se han vuelto cada vez más estrictos después de una serie de retiros de seguridad ampliamente publicitados, como el retiro global de bolsas de aire de Takata y la explosión de baterías en los teléfonos inteligentes Samsung Galaxy Note 7. Las marcas y los minoristas deben comprometerse con la seguridad e integridad del producto para ganarse la confianza de los clientes y evitar pérdidas.

Seguridad

A medida que las cadenas de suministro se vuelven cada vez más digitalizadas y altamente interconectadas, su capacidad para identificar, analizar y mitigar los riesgos inherentes a trabajar con otras organizaciones en línea se vuelve cada vez más importante. Los estándares auditables como ISO27001 para la gestión de la seguridad de la información son un indicador importante del cumplimiento de las mejores prácticas de seguridad.

Trabajo y empleo

Cuanto más globalizada sea su red de producción, mayor será el riesgo de que surjan condiciones de trabajo injustas en algún lugar de su cadena de suministro y violen sus requisitos de gobernanza. Mantener los estándares laborales y proteger los derechos de los empleados requiere un alto grado de visibilidad.

Logística y distribución

Existen numerosos riesgos logísticos en el mundo de hoy, que incluyen guerras, mares inseguros, pandemias y otras interrupciones. Estos eventos pueden crear problemas de cumplimiento en el transporte, incluidas las llegadas y salidas tardías y el incumplimiento de los compromisos de volumen de capacidad, así como problemas de cumplimiento laboral en la seguridad y las condiciones de los trabajadores.

5 pasos para gestionar el cumplimiento de la cadena de suministro

El cumplimiento no es una tarea de una sola vez, es una tarea continua. Mientras que en el pasado las marcas y los minoristas solo necesitaban satisfacer a los reguladores, ahora "también necesitan satisfacer a los inversores, proveedores, socios, clientes e incluso a los medios", escribe Dun & Bradstreet.

La adopción de una plataforma de red para el cumplimiento de la cadena de suministro permite que incluso las organizaciones con recursos limitados reine en sus cadenas de suministro globales. Al centralizar los datos y habilitar la colaboración en tiempo real para las actividades de cumplimiento en una plataforma basada en la nube, se integran la transparencia y la verificación.

Esto ofrece a los administradores de cumplimiento capacidades radicalmente nuevas, especialmente el monitoreo y análisis necesarios para abordar todas las categorías de riesgo de cumplimiento.

1. Comprender dónde se encuentran los riesgos

Antes de comenzar a tomar medidas para mitigar los riesgos de cumplimiento, debe conocer a sus proveedores individuales. Es posible que ya haya completado la diligencia debida para trabajar con ellos, pero ¿cuánta visibilidad tiene de las nuevas áreas de cumplimiento?

Todas las áreas de riesgo deben estar cubiertas por su sistema de gestión de cumplimiento:

• Ambiental, social y de gobierno (ESG)
• Geopolítico
• Interrupción de la cadena de suministro

Comience por aprender sobre sus subproveedores y fábricas. Estudia sus productos y los materiales que utilizan. También debe comprender cómo interactúan y cómo dependen unos de otros.

Cuando su sistema de cumplimiento le permite monitorear eficientemente el desempeño de los proveedores, es menos difícil identificar las instalaciones de alto riesgo. Para darle una visión clara de dónde pueden surgir los problemas y dónde centrar la atención, la función de clasificación de rendimiento de fábrica de Inspectorio enumera automáticamente todos sus socios de la cadena de suministro en orden de riesgo actual.

2. Colaboración > seguimiento

Si bien monitorear a sus proveedores es importante, sin la colaboración adecuada, simplemente ingresará en un ciclo de control de incendios.

El cumplimiento de la cadena de suministro se basa en un curso de acción claro y una mejora continua del proceso. Cuando se hace correctamente, permite que sus proveedores se apropien de los riesgos compartidos. Juntos rompen la dinámica de vigilancia y fatiga de auditoría, una dinámica que daña las asociaciones y las mejoras duraderas.

Un portal digital compartido permite una comunicación sólida y bidireccional que sienta las bases para la confianza. Elimine los canales engorrosos como correos electrónicos, mensajes y mensajes de texto y, en su lugar, utilice una plataforma única para la comunicación en tiempo real con todas las partes interesadas en toda su empresa y disminuya el riesgo de la cadena de suministro.

3. Recopila datos confiables

Cada actividad del proveedor teóricamente puede producir datos útiles. Sin embargo, necesita saber exactamente qué información recopilar para lograr el pleno cumplimiento, estandarizarla e integrarla en su sistema de cumplimiento. El análisis de datos puede ser la parte del proceso que consume más tiempo (cuando se usan procesos manuales) o puede ocurrir automáticamente (cuando se usa una plataforma de red en tiempo real).

Los análisis de inteligencia artificial de Inspectorio le permiten estandarizar su cadena de suministro entre fábricas, líneas de productos y países. Una vez estandarizado, puede visualizar y comparar datos y rendimiento de manera objetiva.

Es importante destacar que la I.A. asume la carga de acumular, organizar y visualizar datos de eventos críticos. Esto libera recursos para su organización al tiempo que proporciona información que antes era imposible sin reunir grandes y costosos equipos de analistas.

4. Mejora continua

Debido a que el cumplimiento no es una actividad que se realiza una sola vez, debe implementarla teniendo en cuenta la mejora a largo plazo. Y la clave para conquistar el largo plazo es la repetibilidad.

Asegúrese de que la estrategia y los procesos de su programa sean replicables en toda su cadena de suministro y que las partes interesadas puedan acceder a datos y análisis compartidos. Cuando adopta un sistema de gestión de cumplimiento de la cadena de suministro, debe permitir que diferentes partes interesadas internas realicen el mismo proceso en cualquier parte del mundo. Este escenario respalda el desarrollo de una documentación de cumplimiento exhaustiva y de alta integridad para las auditorías de certificación y la revisión por parte de las autoridades reguladoras.

Cuando su sistema de cumplimiento puede almacenar y analizar todos los datos, configurar flujos de trabajo y ofrecer a las partes interesadas el mismo acceso a la misma información, maximiza la eficiencia y el ROI de su programa de cumplimiento.

5. Predecir y prevenir riesgos potenciales

McKinsey escribe que “la mejor forma de mitigar los riesgos desconocidos es creando defensas sólidas combinadas con la creación de una cultura consciente de los riesgos”.

Una solución de plataforma como Inspectorio permite una cultura consciente del riesgo al:

• …premiando la resolución de problemas en lugar de simplemente castigar los errores. A través de herramientas como CAPA, comunicación centralizada y estándares para toda la empresa, sus socios de la cadena de suministro pueden responsabilizarse por los errores con el conocimiento de que recibirán el apoyo que necesitan..
• …alimentando un sentido de propiedad. Cuando ocurren cambios externos, es más probable que los socios de la cadena de suministro que se sienten comprometidos con su empresa reaccionen con mayor urgencia ante la situación. La comunicación en tiempo real le permite alinear y guiar su cadena de suministro en torno a los riesgos.
• …creando transparencia. En el que todos los miembros de la cadena de suministro puedan comprender los riesgos a vista de pájaro.
• …demostrando respeto a su cadena de suministro. Capacite a los socios con comentarios útiles basados en evidencia en lugar de simplemente penalizarlos.

Con la ayuda de I.A. y el aprendizaje automático, puede utilizar toda la fuerza del análisis de datos para dirigir su cadena de suministro en torno a riesgos de cumplimiento no detectados.