La Importancia de las Auditorías Técnicas de la Cadena de Suministro y Cómo Hacer que Cuenten

En la cadena de suministro global de hoy en día, la evaluación de riesgos se encuentra entre las habilidades de supervivencia más críticas que las marcas y los minoristas pueden poseer. Para las empresas con instalaciones de producción en lugares lejanos, las auditorías técnicas son una herramienta importante para evaluar si los proveedores y las fábricas tienen los procesos de fabricación internos y los sistemas de control de calidad adecuados para entregar productos de alta calidad y mantener prácticas de producción responsables.

“Las cadenas de suministro de los fabricantes son muy complejas y están continuamente expuestas a una variedad de riesgos, que emanan de dentro y fuera de sus cadenas de valor. […] También hay riesgos de cadena de valor extendidos relacionados con proveedores de servicios externos, y riesgos operativos relacionados con la planificación del desarrollo, el abastecimiento, la producción y la distribución”.

– Deloitte

Dada esta realidad, la realización de auditorías técnicas frecuentes en operaciones de fabricación remotas puede ayudar a identificar y mitigar el riesgo desde el principio, mejorando en última instancia el rendimiento de su cadena de suministro.

La importancia de las auditorías técnicas

Las auditorías técnicas son una parte importante de la estrategia de cumplimiento más amplia de una organización. Cuando se implementan correctamente, proporcionan datos valiosos a las partes interesadas sobre qué tan bien se ejecutan sus procesos, así como la capacidad de:

• Proporcionar datos fiables sobre sistemas y procesos internos
• Analizar cómo se utilizan los recursos
• Indicar si se están cumpliendo los objetivos de rendimiento
• Mejorar los sistemas y procesos para mitigar el riesgo
• Evaluar la fiabilidad de la maquinaria
• Mejorar preventivamente la calidad
• Mejorar el rendimiento de las instalaciones de fabricación

Cuando se habla de auditorías técnicas, la notificación precisa y completa de los resultados debe ser de la máxima prioridad. A través de la evaluación de informes, las partes interesadas relevantes pueden obtener visibilidad sobre sus operaciones globales, obtener información valiosa sobre el estado de las instalaciones con las que trabajan (o con las que planean trabajar) e implementar planes de acción correctiva.

Se puede ejecutar una auditoría técnica en cualquier etapa de la producción para evaluar la eficiencia en la fabricación y en los procesos técnicos. Los ejemplos incluyen:

• preparación:

  ¿El proveedor o la instalación de la fábrica está preparado para la producción y es capaz de satisfacer sus estándares y necesidades de producción?

• Durante la producción:

  ¿Se están implementando correctamente las operaciones técnicas de la instalación?

• vigilancia:

  Después de haber trabajado con un proveedor o fábrica durante algún tiempo, ¿están manteniendo sus capacidades técnicas para continuar haciendo negocios con usted?

Al cumplir con estas capacidades, las auditorías técnicas ofrecen inmensos beneficios a las marcas y minoristas. Además de “identificar problemas potenciales al principio del curso de un proyecto”, como señaló la EPA,también permiten a las marcas mejorar su calidad de servicio, asegurar ingresos futuros y garantizar que la producción sea transparente y rentable. Esto permite que se cumplan los plazos y presupuestos de producción al tiempo que se optimiza el rendimiento general de las instalaciones asociadas.

Todo ello contribuye a la reputación de la marca, que un exhaustivo estudio de Deloitte ha encontrado como la cualidad más importante para la competitividad futura.

Las etapas y los desafíos de las auditorías técnicas

1. Planificación

En esta etapa inicial, usted toma la decisión de llevar a cabo una auditoría y establecer qué instalaciones y procesos serán el objetivo. Es fundamental establecer objetivos claros de lo que se debe lograr al final de la auditoría (Por ejemplo, obtener una certificación, mejorar los sistemas actuales o evaluar la correcta implementación de los procedimientos operativos estándar).

Normalmente, esta fase incluye reuniones previas a la auditoría en las que se alinean los objetivos y se revisan los informes de auditoría de fábrica anteriores. En esta etapa, también debe asegurarse de que el equipo de auditoría esté al tanto y preparado para llevar a cabo la auditoría con éxito (si la auditoría la llevará a cabo su equipo interno o una agencia de terceros).

2. Ejecución

Esta es la etapa en la que los auditores entran en el campo y llevan a cabo las auditorías. Esto puede tomar de varios días a varias semanas, dependiendo de la escala. El objetivo más importante es recopilar datos significativos que permitan al auditor evaluar el estado de la instalación e informar al respecto.

3. Resultados

El auditor compila los resultados de la auditoría y comunica los resultados con las partes interesadas pertinentes. La comunicación eficiente de los resultados de una auditoría facilita el análisis de la información y, en última instancia, el logro del objetivo de la auditoría.

Desafíos en la etapa de resultados:

• Informes descentralizados: cuando los informes no están centralizados o estandarizados, dificulta la identificación de riesgos y tendencias, y la implementación de acciones correctivas y preventivas (CAPAs) donde más se necesitan. Como gran empresa, imagine recibir miles de informes en diferentes formatos y con diferentes métricas: tendrá que gastar enormes recursos para reducir los informes a información procesable.
• Alta inercia: Con retrasos de tiempo debido a viajes, informes manuales y fricción en el proceso de análisis de datos, será difícil tomar medidas y cerrar capas de manera eficiente.

4. Seguimiento

La fase de seguimiento incluye monitoreo y análisis futuros para garantizar que los CAPA se implementen de manera efectiva antes de cerrarlos.

Desafíos en la etapa de seguimiento:

• Baja visibilidad: Como empresa global que utiliza informes de auditoría convencionales, garantizar que los puntos CAPA se aborden en diferentes instalaciones puede ser costoso e ineficaz. Es posible que los informes no proporcionen información suficiente para determinar las causas fundamentales de los problemas, lo que puede dar lugar a problemas crónicos y a altos costos de remediación.

Cómo la digitalización puede abordar estos desafíos

La multitud de desafíos con la realización de auditorías técnicas a escala global las han hecho maduras para la transformación digital, y de hecho, las auditorías digitales han demostrado ser el camino a seguir.

Como escribe MIT Sloan, la nueva era de los sistemas de auditoría digital “automatiza el proceso de inspección de fábrica al tiempo que lo adapta a insumos específicos”, ofreciendo “capacidades analíticas que van más allá del modelo de auditoría clásico”. Las auditorías digitales de fábrica ofrecen una gestión de riesgos muy superior, lo que permite a las organizaciones analizar las operaciones de fabricación de socios remotos con una claridad novedosa. Naturalmente, se deduce que estas auditorías “también pueden ofrecer ahorros de costos y mejoras en los procesos”.

Así es como una solución digital aborda los desafíos mencionados anteriormente en diferentes etapas de las auditorías técnicas:

1. Planificación

Para solucionar los problemas de la auditoría/mapeo de la cadena de suministro, la digitalización le permite:

• Accede al instante a información actualizada sobre todas las instalaciones con las que trabajas en la plataforma digital.
• Asigne las instalaciones del proveedor o de la fábrica en función de los atributos de los datos (por ejemplo, correlación por país, categoría de producto, tamaño, etc.).
• Mapee fácilmente diferentes instalaciones en todo el mundo según el tipo de auditoría que está llevando a cabo.

2. Ejecución

Para abordar los problemas de supervisión y garantía de la integridad de la auditoría, las soluciones digitales le brindan la capacidad de:

• Ver el estado de cada auditoría en tiempo real.
• Lleve un registro de quiénes son las partes interesadas responsables, por ejemplo, qué instalación se está auditando y quién es el auditor.
• Monitoree todas las instalaciones,incluido el estado de una o más auditorías en cada instalación, en un panel de control intuitivo.

3. Resultados

Las plataformas digitales abordan los desafíos de los informes descentralizados y la falta de información procesable, dándole:

• Informes automáticos,en tiempo real, tan pronto como se complete la auditoría.
• Informes automáticos de CAPA que describen todas las áreas de no conformidad. Los CAPAs digitales son dinámicos e interactivos, con documentación clara y comunicación en tiempo real para facilitar la resolución de problemas. Estos informes capa le dan la oportunidad de proporcionar la causa raíz de la no conformidad, la resolución, la parte responsable, y la fecha límite para la finalización, todo en una plataforma digital.
• Notificaciones automáticas cuando una instalación no cumple con las puntuaciones y umbrales establecidos a medida.
• La capacidad de comparar los resultados de diferentes instalaciones e identificar a los mejores.
• Potente análisis de datos para concentrarse en la información que importa.

4. Seguimiento

Para abordar la falta de visibilidad sobre si se están implementando capas, la digitalización le permite:

• Colabore con sus partes interesadas en tiempo real a través de CAPAs dinámicos, lo que le permite comprender cómo se están implementando las acciones.
• Asigne auditorías futuras especificando una fecha de “caducidad” para la auditoría actual. Esto le da el poder de ser proactivo en la prevención de riesgos mediante la comprensión del estado de sus instalaciones.

Revise sus auditorías técnicas con Inspectorio Rise

Inspectorio Rise le ayuda a maximizar el impacto de sus auditorías técnicas al tiempo que reduce los recursos necesarios para realizarlas. Según explicó MIT Sloan,la digitalización del proceso de auditoría proporciona “nuevos conocimientos sobre la eficiencia de las operaciones de fabricación remota”.

Inspectorio Rise le ayuda a digitalizar, estandarizar y centralizar el proceso de auditoría para que pueda transformar la forma en que administra las auditorías técnicas.

Con la recopilación de datos e informes en tiempo real, el análisis de datos y las funciones de colaboración, Rise conecta su cadena de suministro en una plataforma y crea nuevos niveles de trazabilidad y visibilidad.

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